Правила заполнения
Помимо ведения кассовой книги вручную, допускается внесение информации и при помощи электронный средств (п. 4.7 Указания № 3210-У). Обязанности за соблюдением ведения кассовой дисциплины, в том числе своевременным и верным оформлением кассовой книги, ложатся либо на главного бухгалтера организации, либо непосредственно на руководителя.
За внесение данных ответственность несет непосредственно кассир. В его обязанности входит ежедневная сверка полученных показателей по итогам прошедшего рабочего дня, контроль за остатком наличности. Выверенная информация закрепляется подписью работника.
Заполнение документа вручную
Ведение кассовой книги ручным способом предусматривает выполнение следующих обязательных нормативов:
- нумерация листов;
- документ необходимо прошнуровывать, скрепляя листы печатью;
- при оформлении последнего листа книги обязательно проставление количества заполненных листов, заверенное подписями главбуха и руководителя ООО.
На титульном листе необходимо отразить данные организации, такие как наименование, принадлежность к структурному подразделению (при наличии), ОКПО, период заполнения.
В заполняемом ручным способом документе возможны исправления. Недостоверные данные должны быть зачеркнуты, рядом прописаны верные показатели, заверенные Указаний № 3210-У). Прочие исправления в виде подчисток не разрешены.
Электронное оформление документа
Фиксирование операций с наличностью при использовании электронной техники происходит в том же порядке, что и при ручной обработке данных. Листы-документы (в 2-х экземплярах) выводятся на печать и скрепляются подписью кассира по завершении рабочего дня при условии наличия движения. После чего кассовые документы (в том числе РКО и ПКО) передаются бухгалтеру.
Как часто должна подшиваться кассовая книга
При ручном заполнении книги, изготовленной в типографии, необходимо изначально пронумеровать документ, прошнуровать и скрепить подписями руководителя и главного бухгалтера ООО на последней странице с фиксированием количества прошнурованных и пронумерованных листов. При заполнении книги электронно распечатанные и подписанные в конце рабочего дня документы прошиваются не реже 1 раза в год. Последняя страница кассовой книги должна содержать данные об общем количестве листов, заверенные подписями руководства и печатью организации.